Sebagai langkah awal dan persiapan, pada tanggal 22 Januari 2009 Pengkot IPSI Batam mengundang perwakilan dari masing-masing Perguruan Pencak Silat yang menjadi anggota IPSI Kota Batam dalam rapat pembentukan Panitia Penyelenggara Muskot IPSI Batam III Tahun 2009. Selain membentuk kepanitiaan, dalam rapat tersebut juga dibahas draft Tata Tertib (Tatib) Muskot. Rapat diadakan mulai pukul 19.30 WIB dengan mengambil lokasi di Ruang Serbaguna Gedung DPRD Kota Batam atas rekomendasi Ketua Pengprov IPSI Kepulauan Riau, Dr. Ir. H. Chablullah Wibisono, M.M.. Rapat ini langsung dipimpin oleh Ketua Pengkot IPSI Batam, Maman Mansur, S.E..

Ketua Panitia Pengarah (Steering Comittee), Suyatno, S.H., mengungkapkan bahwa sejalan dengan tantangan serta tanggung jawab kepengurusan ke depan, serta menghadapi berbagai kompetisi kejuaraan internal maupun eksternal seperti Sijori Cup, Porkot dan Kejurcab, diperlukan pembenahan keorganisasian serta peningkatan kualitas perwasitan di tubuh Pengkot IPSI Batam yang tentunya memerlukan tampuk pimpinan yang baru, menggantikan tampuk pimpinan yang lama untuk menjalankan roda organisasi.

Berdasarkan data yang diinventarisir oleh Pengkot IPSI Batam dan merujuk kepada Pasal 22 Ayat (4) Anggaran Rumah Tangga IPSI, Ketua Panitia Pelaksana (Organizing Comittee), Agus Winarno, A.Md., menginformasikan bahwa yang diundang untuk menjadi peserta Muskot IPSI Batam III Tahun 2009 sebanyak 32 utusan sebagai berikut :

Saat ini undangan untuk peserta sedang didistribusikan kepada masing-masing Perguruan Pencak Silat oleh Seksi Humas Panitia Pelaksana. Apabila ada yang belum memperoleh undangan dapat menghubungi panitia melalui email muskot@ipsibatam.cjb.net.