Sehubungan dengan semakin dekatnya berbagai kegiatan yang dihadapi, Pengurus Kota IPSI Batam mengadakan rapat koordinasi pada hari Sabtu tanggal 23 Mei 2009 pukul 15.00 s.d. 17.00 WIB di restoran Hotel PIH (Pusat Informasi Haji) Batam. Rapat ini dipimpin oleh Ketua Harian Pengkot IPSI Batam, Sunardi S. Kasim. Dalam pertemuan tersebut dibahas empat hal yang merupakan kegiatan penting di bulan Mei-Juni 2009, yaitu Seleksi O2SN Kepri, Latgab Pencak Silat Batam VI, Batamindo Annual Games XVII, serta Penataran Pelatih dan Wasit-Juri.
Pertemuan ini dihadiri oleh 10 personil Pengurus Kota IPSI Batam, yaitu Sunardi (Ketua Harian), Agus Winarno, A.Md. (Sekretaris), Khoirul Anam (Wakil Sekretaris), Ir. Supriyanto, M.T. (Bendahara), Nurdin Arief, S.H. (Ketua Biro Pembinaan Organisasi), Ricky Mendoza, S.T. (Ketua Biro Pembinaan Prestasi), Saidina Hamzah Batubara, S.Ag. (Ketua Biro Pembinaan Seni Budaya Pencak Silat), Rendra Topan, S.H. (Ketua Subbiro Penelitian dan Pengembangan), Wahyudi, A.Md. (Ketua Subbiro Pembibitan dan Pemasalan) dan Mahyouhendra Kamil (Anggota Lembaga Pelatih).
Sebagaimana yang telah diberitakan sebelumnya, Dinas Pendidikan Kota Batam melalui surat nomor 694/242.2/PLS/V/2009 tanggal 11 Mei 2009 meminta kepada Pengkot IPSI Kota Batam untuk menyiapkan atlet yang akan mewakili Kota Batam dalam Seleksi O2SN (Olimpiade Olahraga Siswa Nasional) Provinsi Kepulauan Riau yang akan digelar di Kota Tanjungpinang pada tanggal 24 s.d. 30 Mei 2009. Atlet pencak silat dari Batam yang akan diterjunkan dalam even tersebut terdiri dari 5 siswa SMA, 2 siswa SMP/MTs dan 2 siswa SD/MI.
Setelah Seleksi O2SN Kepri, kegiatan langsung dilanjutkan dengan Latihan Gabungan Pencak Silat Batam VI. Kegiatan ini diagendakan pada hari Minggu tanggal 7 Juni 2009 pukul 07.00 s.d. 10.00 WIB di lapangan Pemko Batam. Sebagaimana latihan gabungan sebelumnya, kegiatan ini terbuka bebas untuk diikuti oleh seluruh pesilat yang ada di Kota Batam dengan mengenakan pakaian seragam perguruan pencak silat masing-masing. Kegiatan dalam latihan gabungan ini diantaranya yaitu stratching dan pemanasan bersama, jalan santai keliling Batam Centre, latihan Jurus Tunggal Baku, latih tanding, sarasehan, dan kegiatan lainnya.
Even tahunan yang dinanti-nantikan oleh insan olahraga di Kota Batam, khususnya yang berprofesi sebagai karyawan perusahaan-perusahaan di daerah Mukakuning, adalah Batamindo Annual Games. Even yang akan diselenggarakan pada awal bulan Juni 2009 ini diikuti oleh atlet-atlet dari berbagai perusahaan yang berada di lingkungan kawasan Batamindo Industrial Park. Salah satu cabang olahraga yang dipertandingkan adalah pencak silat yang biasanya berlokasi di Community Centre. Pengkot IPSI Batam akan turut berpartisipasi aktif dalam membantu suksesnya kegiatan ini, terutama dalam menyediakan personil Wasit-Juri dan aparat pertandingan lainnya. PT Batamindo Investment Cakrawala juga mengundang Pengkot IPSI Batam untuk menghadiri acara pembukaan Batamindo Annual Games XVII yang diselenggarakan pada hari Jumat tanggal 29 Mei 2009 pukul 16.00 WIB di lapangan sepak bola Community Centre, Batamindo Industrial Park.
Rangkaian kegiatan ini langsung dilanjutkan dengan acara Penataran Pelatih dan Wasit-Juri yang rencananya akan diselenggarakan oleh Pengkot IPSI Batam pada tanggal 24 s.d. 28 Juni 2009 di Gedung Pemuda Hang Jebat. Banyaknya even yang akan dihadapi mengharuskan IPSI Kota Batam untuk mencetak banyak pelatih handal yang akan menggembleng para atlet yang tangguh dan berprestasi dari Kota Batam. Selain membutuhkan tenaga pelatih, IPSI Kota Batam juga membutuhkan pesilat yang memiliki sertifikat wasit juri. Tenaga wasit juri ini nantinya akan sangat berperan penting pada saat IPSI Kota Batam mengadakan seleksi atlet maupun dalam pertandingan lainnya. Dalam Penataran Pelatih ini, masing-masing perguruan pencak silat dapat mengirimkan 1 pesilat putra dan 1 pesilat putri sebagai peserta. Sedangkan untuk Penataran Wasit-Juri, selain masing-masing perguruan pencak silat dapat mengirimkan 1 pesilat putra dan 1 pesilat putri, juga ditambah dengan 10 orang guru olahraga SMP / SMA yang direkomendasikan oleh Dinas Pendidikan Kota Batam.
